Gestion des contacts

OBJECTIF

La gestion des contacts permet de centraliser les coordonnées des contacts, employés, fournisseurs et clients à un même endroit. Cette option est accessible à partir du menu principal ou dans certaines options de maestro*.

 

SOmmaire

• Créer un contact individuel
• Créer une compagnie-contact
• Créer un emplacement

 

ICÔNES

Icônes de l'option Gestion des contacts

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

Icône	Titre	Sert à
	Contact	Gérer les contacts de type individuel.
	Compagnie	Gérer les contacts de type compagnie.
	Emplacement	Gérer les contacts de type emplacement.
	Dossier des ressources humaines	Consulter le dossier des ressources humaines, seulement lorsque le type de contact individuel est sélectionné.
	Localisation sur une carte	Accéder à l’écran Visualiser sur une carte, afin d’afficher l’adresse sur une carte, tel que Google.
	Expédier	Accéder à l’écran Expédier un message, afin d’envoyer un message courriel au contact sélectionné.
	Historiques des communications	Accéder à l’écran Historique des communications, afin de consulter les communications pour le contact sélectionné.
	Configuration	Configurer les options du Format des adresses pour le presse papier.

 

Étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Contacts > Gestion des contacts

 

Cette option permet de gérer trois types de contacts : contact individuel, contact compagnie ou contact emplacement. Les trois types de contacts font partie de la même table, mais offrent différentes possibilités.

 

Créer un contact individuel

Lors de l’entrée d’un nouveau contact, maestro* valide si une entrée similaire est déjà existante. Si c’est le cas, il propose l’ajout de l’entrée en cours ou l’ouverture du contact correspondant. Si aucun code n'est saisi, maestro* attribue un code par défaut. Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà saisies pour le code.

1. Entrer les informations requises pour le Contact :

Champ	Description
Numéro*	Numéro identifiant le contact. NOTES : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut. Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.
État	État du contact, Actif ou Inactif.
Type	Type de contact. NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

2. Entrer les informations requises dans la section Informations du contact :

Champ	Description
Salutation	Sélectionner la salutation à utiliser pour le contact.
Prénom*	Entrer le prénom du contact.
Nom*	Entrer le nom de famille du contact.
Titre	Entrer ou sélectionner le titre professionnel du contact.
Fonction	Entrer ou sélectionner la fonction du contact.
Catégorie	Entrer ou sélectionner la catégorie de contact.
Employé	Sélectionner un employé déjà créé provenant de la Gestion des employés. NOTE : Ceci permet de faire un lien entre un employé et un contact. Les informations sur l’adresse sont synchronisées automatiquement.
Créer une nouvelle fiche	Cocher la case afin de créer une fiche d’employé dans la Gestion des employés lors de l’enregistrement.
Usager	Sélectionner un code d’usager. NOTE : Ceci permet de faire un lien entre un usager et un contact.
Courriel	Entrer l’adresse courriel pour le contact. Cette adresse courriel sera utilisée pour tous les types d’envois (Exemples : Répartition des appels, Répartition des bons de travail et Répartition des soumissions). NOTE : Il peut s’agir de l’adresse courriel professionnelle ou personnelle de l’employé. Mais, généralement, l’adresse courriel professionnelle est utilisée. Cette adresse peut également être utilisée pour l’envoi des bulletins de paie et l’envoi des formulaires T4, T4A et Relevé 1, si aucune adresse courriel personnelle n’a été définie.
Courriel personnel	Entrer l’adresse courriel personnel pour le contact. Cette deuxième adresse courriel permet de faire une distinction entre les correspondances professionnelles et les correspondances privées. NOTE : Adresse courriel qui sera utilisée lors de l’envoi des bulletins de paie ou des formulaires de T4, T4A et Relevé 1 si le mode de correspondance est Courriel. Si aucune adresse courriel personnelle n’est entrée maestro* utilise l’adresse courriel spécifiée dans le champ Courriel.

3. Entrer les informations requises dans la section Téléphone :

Champ	Description
Téléphone 1	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Téléphone 2	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Fax	Entrer le numéro de fax. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Cellulaire	Entrer le numéro de cellulaire. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Langue de correspondance	Sélectionner la langue de correspondance pour le contact. NOTE : Les choix sont : Français et Anglais.
Mode de correspondance	Sélectionner le mode de correspondance par défaut lors de l’envoi d’un document par maestro* à ce contact. NOTE : Les choix sont : Courriel, Télécopieur, Papier. Pour être utilisé avec maestro*mobile, par exemple, pour envoyer le résumé des travaux à un client, le mode de correspondance doit être Courriel. Il peut cependant être nécessaire de créer un second contact spécifique à *mobile si le mode de correspondance de base doit être différent (comme Papier, dans des cas d’archivage).
Mode de communication	Sélectionner le mode de communication pour le contact. Utilisé pour la répartition et les processus. NOTE : Les choix sont : Courriel, Message texte, Téléphone.

4. Entrer les informations requises dans la section Adresse :

Champ	Description
Adresse	Entrer l’adresse pour le contact.
Ville	Entrer ou sélectionner la ville.
Province	Entrer ou sélectionner la province.
Pays / Région	Entrer ou sélectionner le pays / région.
Code postal	Entrer le code postal.
Code Zip É-U	Entrer le code zip, applicable seulement pour les États-Unis.
Intersection	Entrer les noms de rues de l’intersection la plus près.
Zone	Entrer ou sélectionner la zone.
Distance	Maestro* affiche la distance entre l’adresse du contact et l’adresse de la compagnie. NOTE : S’affiche seulement si la case Activer le calcul des distances routières par Google est activée dans les Configurations générales - Divers et que l'adresse affichée à l'écran est différente de l'adresse sauvegardée.

5. Cliquer sur Enregistrer.
6. Entrer les informations requises sous l’onglet Compagnie :

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer une nouvelle compagnie liée au contact sélectionné. Cliquer sur l’icône Ajouter une compagnie existante afin de la relier au contact sélectionné.

 

Champ	Description
Compagnie	Permet de lier le contact à une compagnie, dans le but de partager les mêmes coordonnées. NOTES : En sélectionnant un contact compagnie, les coordonnées concernant l’adresse sont affichées dans la section Adresse de la compagnie, le téléphone et le télécopieur sont affichées dans la section Téléphone de la compagnie, et autres informations tel que le site internet et catégorie de compagnie sont affichées dans la section Information de la compagnie. Si la compagnie n’est pas encore créée (ou qu’elle ne le sera jamais), il est possible d’entrer le nom de la compagnie directement.
Cie principale	Case à cocher afin d’indiquer si cette compagnie est la compagnie principale.
No contact	Maestro* affiche le numéro de contact pour la compagnie.
Compagnie	Maestro* affiche le nom de la compagnie.
Masque de compagnie	Permet de lier un contact à une seule compagnie, en lui assignant le numéro de la compagnie, en mode multidimensionnel seulement. NOTES : De cette façon, le contact n’est pas accessible dans les autres compagnies. Il est possible d’inscrire un masque avec des XXXX pour réserver l’accès à certaines compagnies. Ce champ n’est pas synchronisé avec l’ensemble de l’application. S’il est modifié, cela affecte uniquement la Gestion des contacts.

7. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié au contact sélectionné. Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements au contact sélectionné.

8. Entrer les informations requises dans l’onglet Autres informations :

Champ	Description
Cote	Permet de spécifier une cote associée au contact. NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Portée	Permet de spécifier la portée du travail que le contact peut accomplir. Par exemple, 0 à 100 000 p2, 100 001 à 500 000 p2. NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Domaines d’activités	Permet d’entrer des informations plus précises sur le domaine d’activité du contact ou de la compagnie.
Notes	Permet d’entrer des notes particulières concernant le contact ou la compagnie.
Mot de passe document	Permet d’entrer le mot de passe du contact nécessaire à l’ouverture des documents qui lui sont envoyés par courriel, à partir des envois massifs. NOTE : Bien que le champ permette l’entrée de 50 caractères, la saisie du mot de passe est limitée aux 30 premiers.

9. L’onglet Listes de distribution affiche les relations entre le contact et les compagnies, les groupes de contacts et les listes de distributions auxquels le contact fait partie.
10. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
11. Cliquer sur Enregistrer.

 

Créer une compagnie-contact

1. Entrer les informations requises pour la Compagnie :

Champ	Description
Numéro*	Numéro identifiant le contact. NOTE : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut. Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.
État	État du contact, Actif ou Inactif.
Type	Type de contact. NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

2. Entrer les informations requises dans la section Informations de la compagnie :

Champ	Description
Compagnie	Entrer le nom de la compagnie.
Division	Entrer la division de la compagnie.
Catégorie	Entrer ou sélectionner la catégorie de la compagnie.
Site internet	Entrer l’adresse du site internet.
Client	Entrer ou sélectionner le code client.
Fournisseur	Entrer ou sélectionner le fournisseur.
Courriel	Entrer l’adresse courriel principale pour la compagnie.

3. Entrer les informations requises dans la section Téléphone :

Champ	Description
Téléphone 1	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Téléphone 2	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Fax	Entrer le numéro de fax. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Cellulaire	Entrer le numéro de cellulaire. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Langue de correspondance	Sélectionner la langue de correspondance pour la compagnie. NOTE : Les choix sont : Français et Anglais.
Mode de correspondance	Sélectionner le mode de correspondance par défaut lors de l’envoi d’un document par maestro* à cette compagnie. NOTE : Les choix sont : Courriel, Télécopieur, Papier.
Mode de communication	Sélectionner le mode de communication pour la compagnie. Utilisé pour la répartition et les processus. NOTE : Les choix sont : Courriel, Message texte, Téléphone.

4. Entrer les informations requises dans la section Adresse :

Champ	Description
Adresse	Entrer l’adresse de la compagnie.
Ville	Entrer ou sélectionner la ville.
Province	Entrer ou sélectionner la province.
Pays / Région	Entrer ou sélectionner le pays / région.
Code postal	Entrer le code postal.
Code Zip É-U	Entrer le code zip, applicable seulement pour les États-Unis.
Intersection	Entrer les noms de rues de l’intersection la plus près.
Zone	Entrer ou sélectionner la zone.
Distance	Maestro* affiche la distance entre l’adresse de la compagnie et l’adresse du contact. NOTE : S’affiche seulement si la case Activer le calcul des distances routières par Google est activée dans les Configurations générales - Divers et que l'adresse affichée à l'écran est différente de l'adresse sauvegardée.

5. Cliquer sur Enregistrer.
6. Entrer les informations requises sous l’onglet Contacts :

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouveau contact lié à la compagnie sélectionnée. Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs contacts à la compagnie sélectionnée.

Consulter les étapes de la première partie du document pour de l’aide sur créer un contact individuel.

7. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié au contact sélectionné. Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements à la compagnie sélectionnée.

8. Entrer les informations requises dans l’onglet Autres informations :

Champ	Description
Cote	Permet de spécifier une cote associée au contact. NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Portée	Permet de spécifier la portée du travail que le contact peut accomplir. Par exemple, 0 à 100 000 p2, 100 001 à 500 000 p2. NOTE : Un tri sur ce champ est possible lors de la sélection d’un sous-traitant dans les Soumissions (construction).
Domaines d’activités	Permet d’entrer des informations plus précises sur le domaine d’activité du contact ou de la compagnie.
Notes	Permet d’entrer des notes particulières concernant le contact ou la compagnie.
Mot de passe document	Permet d’entrer le mot de passe du contact nécessaire à l’ouverture des documents qui lui sont envoyés par courriel, via les envois massifs.

9. L’onglet Listes de distribution affiche les relations entre le contact et les compagnies, les groupes de contacts et les listes de distributions auxquels le contact fait partie.
10. L’onglet Liens formulaires Maestro permet de sélectionner les types de formulaire et les contacts liés à la compagnie.

La colonne Contrat de service permet de lier les formulaires et les contacts d'une compagnie à des contrats de service spécifiques.

11. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
12. Cliquer sur Enregistrer.

 

Créer un emplacement

1. Entrer les informations requises pour l’Emplacement :

Champ	Description
Numéro*	Numéro identifiant l’emplacement. NOTES : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut. Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.
État	État du contact, Actif ou Inactif.
Type	Type de contact. NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

2. Entrer les informations requises dans la section Informations sur l’emplacement :

Champ	Description
Nom	Entrer le nom de l’emplacement.
Adresse	Entrer l’adresse de l’emplacement.
Ville	Entrer ou sélectionner la ville.
Province	Entrer ou sélectionner la province.
Pays / Région	Entrer ou sélectionner le pays / région.
Code postal	Entrer le code postal.
Code Zip É-U	Entrer le code zip, applicable seulement pour les États-Unis.
Intersection	Entrer les noms de rues de l’intersection la plus près.
Zone	Entrer ou sélectionner la zone.
Téléphone 1	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Téléphone 2	Entrer le numéro de téléphone. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Cellulaire	Entrer le numéro de cellulaire. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Fax	Entrer le numéro de fax. NOTE : Cocher la case « Int » afin d’indiquer que ce numéro est un interurbain.
Notes	Permet d’entrer des notes particulières concernant l’emplacement.

3. Cliquer sur Enregistrer.
4. Entrer les informations requises sous l’onglet Liens :

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs contacts à l’emplacement sélectionné.

5. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié à l’emplacement sélectionné. Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements à l’emplacement sélectionné.

6. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
7. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Gestion des employés
• Soumissions
• Gestion des clients
• Gestion des fournisseurs
• Gestion des groupes de contacts
• Progression de la géolocalisation
• Comment faire Configurer le paiement direct des fournisseurs

 

Dernière modification : 12 novembre 2024