Gestion des contacts

OBJECTIF

La gestion des contacts permet de centraliser les coordonnées des contacts, employés, fournisseurs et clients à un même endroit. Cette option est accessible à partir du menu principal ou dans certaines options de maestro*.

 

SOmmaire

 

ICÔNES

 

Étapes

  maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Contacts > Gestion des contacts

 

 

Cette option permet de gérer trois types de contacts : contact individuel, contact compagnie ou contact emplacement. Les trois types de contacts font partie de la même table, mais offrent différentes possibilités.

 

Créer un contact individuel

 

Lors de l’entrée d’un nouveau contact, maestro* valide si une entrée similaire est déjà existante. Si c’est le cas, il propose l’ajout de l’entrée en cours ou l’ouverture du contact correspondant.

Si aucun code n'est saisi, maestro* attribue un code par défaut. Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà saisies pour le code.

  1. Entrer les informations requises pour le Contact :

Champ

Description

Numéro*

Numéro identifiant le contact.

NOTES : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut.

Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.

État

État du contact, Actif ou Inactif.

Type

Type de contact.

NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

  1. Entrer les informations requises dans la section :
  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Entrer les informations requises sous l’onglet :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

 

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié au contact sélectionné.

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements au contact sélectionné.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet  :
  1. L’onglet Listes de distribution affiche les relations entre le contact et les compagnies, les groupes de contacts et les listes de distributions auxquels le contact fait partie.
  2. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

 

Créer une compagnie-contact

  1. Entrer les informations requises pour la Compagnie :

Champ

Description

Numéro*

Numéro identifiant le contact.

NOTE : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut.

Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.

État

État du contact, Actif ou Inactif.

Type

Type de contact.

NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Entrer les informations requises sous l’onglet Contacts :

 

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouveau contact lié à la compagnie sélectionnée.

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs contacts à la compagnie sélectionnée.

Consulter les étapes de la première partie du document pour de l’aide sur créer un contact individuel.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

 

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié au contact sélectionné.

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements à la compagnie sélectionnée.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet  :
  1. L’onglet Listes de distribution affiche les relations entre le contact et les compagnies, les groupes de contacts et les listes de distributions auxquels le contact fait partie.
  2. L’onglet Liens formulaires Maestro permet de sélectionner les types de formulaire et les contacts liés à la compagnie.
    Si un contact est assigné à un type de formulaire, lui seul recevra les documents de ce type.

 

La colonne Contrat de service permet de lier les formulaires et les contacts d'une compagnie à des contrats de service spécifiques.

 

Le type Défaut permet de lier tous les types de formulaires non-liés à un contact, à un (ou plusieurs) contact(s) spécifique(s).

Il est possible de lier plus d'un contact à un type de formulaire.

  1. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
  2. Cliquer sur Enregistrer.

 

Créer un emplacement

  1. Entrer les informations requises pour l’Emplacement :

Champ

Description

Numéro*

Numéro identifiant l’emplacement.

NOTES : Si aucun code n’est entré, maestro* en attribut un par défaut.

Si le code existe déjà, maestro* affiche les données déjà inscrites pour ce code.

État

État du contact, Actif ou Inactif.

Type

Type de contact.

NOTE : Les types de contact sont issus à partir de la Gestion des types de contact.

  1. Entrer les informations requises dans la section  :
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Entrer les informations requises sous l’onglet Liens :

 

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs contacts à l’emplacement sélectionné.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Emplacements :

 

Cliquer sur l’icône Nouveau afin de créer un nouvel emplacement lié à l’emplacement sélectionné.

Cliquer sur l’icône Sélection multiple afin de relier un ou plusieurs emplacements à l’emplacement sélectionné.

  1. L’onglet Historique des communications affiche l’historique des envois au contact fait par maestro*.
  2. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 19 mars 2025